Quais São os Principais Desafios de Uma Administradora de Condomínio?

Na última postagem mostramos como se prevenir das fraudes de boletos por email. Dessa vez, veremos os principais desafios de uma administradora de condomínio.

Com o aumento da complexidade da gestão de um condomínio edilício, um novo player tem ganhado espaço no mercado condominial. Sim, estamos falando da maior e melhor parceria que um síndico pode ter: a administradora de condomínio!

Administradora de Condomínio

Responsável pelo trabalho mais burocrático, a administradora é tão importante para a manutenção da vida inteligente em condomínio quanto os próprios moradores. Isso porque a ela caberão tarefas fundamentais para manutenção desse espaço, que vão da gestão tributária ao treinamento de funcionários.

Como você deve imaginar, tantas e tão amplas responsabilidades trazem grandes desafios. E é justamente sobre esses desafios que vamos falar hoje!

Curioso para conhecê-los? Então prossiga com a leitura.

Transparência e Agilidade de Resposta

A administradora é a responsável pela gestão documental do condomínio, manipulando, armazenando e disponibilizando uma quantidade enorme de informações, que vão do síndico ao inquilino.

Mas, em meio a prazos, leis, valores e avisos, diferentes pessoas físicas e jurídicas, como fazer uma gestão eficiente?

Afinal de contas, todos esperam que os boletos, balancetes e avisos cheguem às mãos o mais rápido possível, que o rateio das despesas seja claro o suficiente para não deixar dúvidas e que a prestação de contas ocorra regularmente. Quanto aos erros, espera-se sejam retificados o mais rapidamente possível, com o mínimo prejuízo para as partes envolvidas.

Se esse fluxo de dados financeiros, jurídicos, tributários e administrativos é confuso e de difícil acesso, não demora para que a relação de confiança com síndicos e condôminos fique estremecida.

Nesse contexto, fazer uma gestão transparente das informações condominiais é o que torna possível manter o controle das variáveis envolvidas e responder de forma ágil a quaisquer urgências e imprevistos.

É essa gestão transparente que permite também o rápido e efetivo combate à inadimplência no condomínio edilício!

Definição do Escopo de Trabalho

A administradora é a grande parceira do síndico (seja ele morador ou síndico profissional) na gestão de um condomínio. É a ele que ela deve se reportar, é com ele que deve colaborar.

Escopo de Trabalho

Contudo, por conta do volume de demandas, é comum haver imprecisão na hora de dividir responsabilidades e tarefas, e de acordar quais serão os serviços prestados e o limite de ação de cada um. Ainda mais em condomínios grandes e complexos, que exigem constantes intervenções.

Para evitar confusões e retrabalho para ambos os lados, e prezar pela coordenação das ações, é imperativo especificar no contrato cada serviço prestado e as taxas correspondentes.

Assessoria jurídica e tributária, taxas e encargos mensais, tipo de conta a ser gerenciada, previsão orçamentária, gestão dos funcionários e terceirizados, seguros e renovações; o contrato selado entre as partes deve conter todas as responsabilidades da administradora em cada um desses setores.

Comunicação Efetiva

Uma comunicação limpa e sem gargalos entre administradora, síndico e moradores, é fundamental para manter a saúde do condomínio. Mas sabemos que, na prática, isso nem sempre acontece. De fato, muitos condôminos têm contato com a administradora somente nas assembleias.

Como garantir uma comunicação efetiva com o condomínio administrado? Será que é uma boa ideia criar grupos de WhatsApp para cada condomínio? Enviar e-mails e colar avisos nos murais?

Bem, essas podem ter sido as medidas implementadas nos últimos anos, mas já temos uma solução melhor: um software para condomínio.

Esses aplicativos são canais de comunicação desobstruídos e eficazes, com o poder de conectar os envolvidos na vida condominial. Uma verdadeira “mão na roda” para a administradoras de condomínio, você não concorda?

Por meio desses dispositivos, é possível publicar documentos do condomínio, rastrear o acesso a boletos (com maior controle quanto aos índices de inadimplência), enviar notificações via múltiplos canais e moderar a base de dados de cada condomínio. É possível também programar alertas para os alvarás e vistorias que estão perto de vencer e precisam de renovação. Além disso, manter um canal de acesso cotidiano a síndicos e moradores auxilia na resolução rápida de entraves.

Mediação de Conflitos

A princípio, a ideia é que a administradora de condomínio fique com as tarefas mais burocráticas para que o síndico possa desenvolver um trabalho mais próximos dos moradores, lidando com suas demandas de forma personalizada, presente. Isso facilita a superação de impasses e conflitos.

Contudo, é comum que a administradora precise intervir como uma mediadora imparcial, especialmente em condomínios de alta complexidade, com muitas torres, subsíndicos ou que demandem muitas obras e manutenções.

Esse é uma das necessidades que a tecnologia vem suprindo com sucesso.

Por meio de aplicativos para a gestão condominial, é possível ajudar o síndico nesse quesito sem abandonar outras tarefas. A administradora pode, com muita facilidade, disseminar as regras de convivência, reiterar a importância de todos lerem o Regimento Interno e a Convenção do Condomínio, e evitar que desentendimentos entre vizinhos se tornem conflitos maiores.

Como Uma Administradora de Condomínio pode Empregar a Tecnologia na Superação Desses Desafios?

Em todos os desafios aqui listados, a tecnologia tem o potencial de auxiliar a gestão condominial e fortalecer a relação entre administradora e síndico. Ela permite uma administração não apenas mais transparente, mas mais inteligente de todos os assuntos relacionados à vida em condomínio.

Use o Aplicativo Uptime Condomínios

Com o aplicativos Uptime Condomínios, é possível facilitar o acesso à gestão financeira, tributária e administrativa para os moradores, incentivando seu protagonismo frente às questões cotidianas e decisões condominiais.

O painel exclusivo da administradora permite o disparo de avisos para múltiplos síndicos e condôminos, bem como a publicação dos documentos do condomínio, a geração de boletos e o rastreamento de acessos, o controle de pendências, a elaboração de relatórios e indicadores customizados e o envio de notificações por múltiplos canais.

Na verdade, o aplicativo funciona como um canal eficaz de comunicação com os moradores. Por meio dele, é mais fácil garantir que a cordialidade seja mantida em todas as situações nesse ambiente coletivo.

Fonte: Winker

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